komplexní převod dokumentů do elektronické podoby, analýza a převod obrazů do textové podoby - OCR, ukládání dat na CD, DVD, digitální archivace, fulltextové vyhledávání

více také na: www.a-scan.cz

Výňatky ze zákonů o archivnictví a účetnictví Zákon 343/1992 Sb. (o archivnictví):

• Ochrana písemností a archiválií
• § 6
• Předarchivní péče o písemnosti
• (1) Státní orgány, obce, jiné právnické osoby, jakož i fyzické osoby při provozování podnikatelské činnosti) (dále jen "původci") jsou povinny zajišťovat odbornou správu písemností vzešlých z jejich činnosti, popřípadě z činnosti jejich předchůdců (včetně písemností došlých); dbají při tom o řádnou spisovou evidenci, o účelné a bezpečné uložení písemností a o jejich rádné vyřazování při skartačním řízení.

• Podnikové archivy
• § 23
• (1) Státní organizace, jakož i jiné právnické osoby a fyzické osoby vyvíjející podnikatelskou činnost zřizují podnikové archivy, do nichž ukládají archiválie vzniklé z vlastní činnosti, popřípadě z činnosti svých předchůdců. Z této povinnosti jsou vyňaty právnické a fyzické osoby, u nichž určí ministerstvo vnitra, že budou ukládat archiválie do státních nebo městských archivů, a právnické a fyzické osoby, které požádají archív o převzetí archiválií do dočasné nebo trvalé péče ( § 7 odst. 2 ).

• Zákon 563/1991 Sb. (o účetnictví)
• § 33
• Účetní záznam
• (2) Účetní záznam může mít písemnou nebo technickou formu. Pro účely tohoto zákona se považuje za a) písemnou formu účetní záznam provedený rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný, b) technickou formu účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem nespadajícím pod písmeno a), který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.

• (3) Účetní jednotka může provést převod účetního záznamu z jedné formy do druhé. V tomto případě je povinna zajistit, že obsah účetního záznamu v nové formě je shodný s obsahem účetního záznamu v původní formě. Splnění uvedené povinnosti se má za prokázané, pokud účetní jednotka předloží účetní záznam v původní i nové formě a jejich obsah je shodný; splnění této povinnosti však účetní jednotka může prokázat i jiným způsobem, který nezpochybní žádná z osob, které s převedeným záznamem pracují. Účetní jednotka je povinna disponovat účetními záznamy, kterými dokládá formu vedení účetnictví. Při prokazování splnění povinnosti podle věty druhé u účetních záznamů, které nejsou označeny skartačními znaky pro výběr nebo archiválii podle zvláštního právního předpisu,28) se nevyžaduje předložení nosiče informací (§ 4 odst. 10) v původní formě.

• (8) Účetní jednotky jsou povinny zajistit ochranu účetních záznamů a jejich obsahu, použitých technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení před jejich zneužitím, poškozením, zničením, neoprávněnou změnou či přístupem k nim, ztrátou nebo odcizením.

• Dokumentové (papírové) archivy

Dodržujete ustanovení zákonů 343/1992 Sb. (o archivaci) a 563/1991 Sb. (o účetnictví) a přesto máte obavu o své dokumenty?

Nechcete ukládat v archivech hromady papírů?

Nebo máte archívy přeplněny dokumenty a potřebujete čas od času vyhledat nějaký dokument?

Co je to digitalizace dokumentů ?

• edná se o komplexní převod papírových dokumentů (dokladů, výkresů, rukopisů, tabulek apod.) do elektronické podoby. Po převodu do elektronické podoby je provedeno uložení těchto dokumentů na CD nebo DVD disky.
• Díky využití moderního software OCR je také možné tyto dokumenty zpracovat do textové podoby.
• Dokumenty mohou být také uloženy do elektronických archivů s následnou možností fulltextového vyhledávání.

Celá kompletní digitalizace se skládá z několika základních kroků a to: - přeprava materiálů od zákazníka - je možno zajistit převoz materiálů, nebo lze doručit materiály přepravní službou (Českou poštou, DHL, apod.):

• příprava dokumentů podle požadavku zákazníka - rozčlenění podle roků, typů dokumentů, požadované struktury uložení.
• skenování - sejmutí dokumentů na vysokorychlostním dokumentovém skeneru ve výstupním formátu obrazu JPEG, TIFF, PNG, PDF apod..
• úprava naskenovaných dokumentů - pomocí software lze dokumenty vyrovnat a odstranit prázdné stránky.
• analýza a převod naskenovaných obrazů do textové podoby - zajišťujeme analýzu a převod pomocí OCR programu dokumentů do běžné textové podoby (DOC, RTF apod.).
• uložení - zpracované dokumenty (obrazy nebo texty) jsou uloženy na media dle požadavku zákazníka. Nejvíce jsou požadovány CD a DVD disky.
• vytvoření archívů - dle přání zákazníka lze vytvořit elektronické archivy s následnou možností fulltextového vyhledávání ve zpracovaných dokumentech.
• vrácení papírových materiálů a předání elektronických medii. Nebo případná skartace.

Jsme také společností, která vám zajistí dodávku systému pro digitalizaci dokumentů na "klíč", tedy dodání techniky, software a vyškolí vám pracovníky pro obsluhu.

Digitální (virtuální) archivy

Nabídka služeb pro organizace, které chtějí zefektivnit administrativní činnosti a zavést využití digitálních technologii do oblastí, které byly dosud vyhrazeny jen papíru.

Skenování

• Velkoobjemové skenování do digitálních formátů
• Skenujeme všechny druhy papírových dokumentů běžných formátů od A5 do AO. Zákazníkům pak předáváme digitalizované dokumenty na mediích podle přání zákazníka ve zvoleném grafickém formátu. Podle potřeby také zajišťujeme i digitální úpravy zlepšující vizuální kvalitu a čitelnost dokumentů.

Běžné standarty:černobílé dokumenty - prohlížení 75 dpi - tisk min. 300 dpi barevné dokumenty - prohlížení 150 dpi - tisk min. 400 dpi

Ukládání dokumentů

• Vypálení na digitální media
• Po naskenování provádíme vypálení dokumentů na digitální media CD-R, DVD-R, DVD+R, DVD+RW ve zvoleném grafickém formátu v indexové struktuře dle požadavku zákazníka.
• Také je možné uložení dokumentů na HW prostředky zákazníka, jako třeba na paměťové disky a jiná záznamová media.

Analýza dat

• Převod do textové podoby
• Analýza, rozeznávání naskenovaných dokumentů a jejich převod do textové podoby (OCR). Získávána data jsou podrobována vícestupňové verifikaci pomocí kvalitních kontrolních nástrojů. Tím je zaručena minimální chybovost. Po provedení celkové analýzy a převodu je možno provádět v takto upravených dokumentech fulltextové vyhledávání.

Převod do PDF

• Provádíme obousměrný převod dokumentů z/do formátů PDF.

Digitální archivace

• Z papíru do fulltextového vyhledávání
• Při vytváření digitálních archivů zajišťujeme kompletní služby od projektu po realizaci a také servis po realizaci.
• Využíváme vynikající software, který zabezpečí kvalitní vytvoření fulltextového archivu v podobě dle přání zákazníka.